Tugas Staf Administrasi Serta Fungsinya Untuk Perusahaan

  • 2 min read
  • Jan 16, 2021
Tugas Staf Administrasi

Tugas Staf Administrasi – Di dalam sebuah perusahaan pasti dibentuk beberapa seksi atau divisi yang menjalankan fungsinya agar kemudian perusahaan dapat berjalan dengan baik dan berkelanjutan, salah satunya adalah seksi atau divisi administrasi. Namun, apakah Anda mengetahui tugas staf administrasi dan juga fungsinya?

Jika tidak mengetahui hal tersebut dan ingin menambah wawasan Anda mengenai tugas dan juga fungsi dari staf administrasi, simak tulisan ini hingga selesai, ya!

Fungsi dari Seksi Administrasi dan Staf Administrasi

Administrasi merupakan proses atau kegiatan perencanaan, pengarahan, penyelenggaraan, dan juga pengawasaan pekerjaan yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan di dalam perusahaan atau instansi tersebut.

Untuk dapat menjalankan pekerjaan dari seksi administrasi tersebut, diperlukan adanya staf administrasi. Di dalam perusahaan, staf administrasi berfungsi untuk melakukan beberapa hal yang hasilnya dapat terasa secara langsung di antaranya adalah:

  1. Pekerjaan seksi administrasi dapat terbagi secara efisien dan juga efektif.
  2. Karena adanya manajemen yang tepat, tugas–tugas dari perusahaan dapat diselesaikan dengan baik.
  3. Karena pengaturan yang baik dan tepat, kerja sama dengan seksi lainnya dapat menjadi lebih terarah dan juga lebih terstruktur.
  4. Pengarsipan dokumen akan menjadi terorganisir sehingga dapat memudahkan baik seksi administrasi maupun seksi lainnya dalam bekerja.

Tugas Staf Administrasi

Staf administrasi memiliki beberapa tugas yang harus dilakukan, agar pekerjaan di perusahaan tersebut dapat terlaksana dengan tepat dan baik. Jika dilihat secara umum atau garis besarnya, tugas staf administrasi berkaitan dengan dokumen.

Misalnya, merekap data menjadi dokumen, mengelola dan juga menyimpan dokumen tersebut, sehingga menjadi rapi dan juga terorganisir dengan baik. Adapun tugas-tugas lainnya dari staf administrasi yaitu.

Melakukan Entri Data Perusahaan

Saat melakukan pengarsipan data, staf administrasi juga perlu untuk mengentri atau merekap data yang ada. Data yang direkap dapat berasal dari klien atau konsumen yang sudah menjalin Kerjasama dengan perusahaan.

Jika perusahaan sudah berkembang, biasanya proses rekap data akan dibantu oleh seksi Gudang sehingga kemudian staf administrasi hanya perlu merepak kesimpulan yang didapatkan dari seksi lainnya.

Menerima Panggilan Telepon Masuk

Saat ada telepon masuk ke perusahaan yang belum memiliki skala besar, biasanya staf administrasi yang bertugas dan berkewajiban untuk menerima telepon masuk tersebut. Maka dari itu, staf administrasi harus memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik.

Membuat Agenda Kantor

Agenda kantor dibuat agar jadwal dari pimpinan tidak bentrok atau saling tumpang tindih dengan kegiatan lainnya. Agenda kantor yang dibuat oleh staf administrasi dapat berjangka waktu bulanan maupun tahunan.

Memastikan Persediaan dari Alat Tulis Kantor Perusahaan

Mungkin hal ini sekilas terdengar seperti suatu hal yang sepele, namun ketersediaan dari alat tulis kantor memiliki pengaruh terhadap kelangsungan kegiatan kantor, sehingga dapat berjalan dengan baik, lancar dan rapi.

Staf administrasi memiliki tugas untuk memastikan ketersediaan dari alat tulis kantor dan memastikannya untuk terpenuhi dengan baik, sehingga tidak akan memiliki dampak yang buruk terhadap kegiatan di kantor.

Menyiapkan Tiket Beserta Akomodasi untuk Kegiatan maupun Kunjungan Kerja

Saat ada kegiatan maupun kunjungan kerja yang dilakukan karyawan, staf administrasi bertugas untuk menyiapkan tiket beserta akomodasi, yang kemudian berhubungan dengan alur keuangan dari perusahaan tersebut.

Banyak orang yang masih meremehkan pekerjaan staf administrasi karena terkesan sepele. Namun mereka tidak tahu bahwa tugas staf administrasi dapat berpengaruh terhadap kelangsungan kerja suatu perusahaan.

Post Terkait :

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

five × 4 =